Mecanismos de reclamación y Ley de Diligencia Debida en la Cadena de Suministro

El 25 de junio de 2021, el Parlamento alemán aprobó la Ley de Diligencia Debida en la Cadena de Suministro (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz - LkSG). Parte de la Ley es un requisito específico sobre los mecanismos de reclamación dentro de la cadena de suministro. En este artículo, analizamos la importancia de los mecanismos de reclamación en el contexto de la nueva ley y los aspectos de un mecanismo eficaz que cumpla la normativa.

¿Qué es la Ley de Diligencia Debida en la Cadena de Suministro?

La Ley de Diligencia Debida en la Cadena de Suministro es la tercera ley relacionada con la cadena de suministro que se adopta en la UE. Sus contemporáneas son laLey del Deber de Vigilancia (Loi de Vigilance) de Francia y la Directiva sobre la Diligencia Debida para la Sostenibilidad Empresarial (CSDD) de la Comisión Europea. La Ley del Deber de Vigilancia se aplica desde el 28 de marzo de 2017. La Directiva entrará en vigor en 2025 o más tarde.

La ley alemana, que entró en vigor el 1 de enero de 2023, exige a las empresas incluidas en su ámbito de aplicación que tomen medidas para identificar y mitigar los riesgos para los derechos humanos y el medio ambiente en sus cadenas de suministro.

El objetivo de esta Lieferkettensorgfaltsgesetz (LkSG) es proteger a los siguientes mediante la imposición de normas sociales y medioambientales en la cadena de suministro:

• Derechos de los trabajadores según la Organización Internacional del Trabajo (OIT). Esto incluye la libertad de asociación, la igualdad de oportunidades y la no discriminación, así como la tolerancia cero con el trabajo infantil y forzado,
• Derechos humanos: seguridad, libertad, protección y acceso a las necesidades básicas,
• El estado del medio ambiente, incluida la normativa sobre mercurio, contaminantes orgánicos persistentes y residuos peligrosos,
• El clima del cambio climático,

La LkSG es preventiva por diseño: se hace hincapié en demostrar sistemas, prácticas y procedimientos de diligencia debida. Uno de estos requisitos de procedimiento es el establecimiento de un procedimiento público de denuncias para informar de infracciones relacionadas, cuyos procedimientos se pondrán a disposición del público.

El mismo requisito se refleja en las leyes francesa y de la UE. La Ley del Deber de Vigilancia estipula "un mecanismo de alerta que recoja la información sobre riesgos existentes o reales, desarrollado en colaboración con los representantes de las organizaciones sindicales de la empresa en cuestión".

La propuesta de Directiva establece la obligación de permitir la presentación de "quejas a la empresa en caso de preocupaciones legítimas en relación con esos impactos adversos potenciales o reales, incluso en la cadena de valor de la empresa". Todas ellas son variaciones de la misma disposición, que consiste en poner en marcha un mecanismo de reclamación.

¿Qué son los mecanismos de reclamación?

Los mecanismos de reclamación son canales a través de los cuales se pueden plantear cuestiones de forma segura y anónima, con protección garantizada contra cualquier forma de represalia. Son una estipulación común de los sistemas de gobierno corporativo y un indicador clave de la solidez de las instituciones de gobierno dentro de una empresa.

También se les llama canales de denuncia, que se utilizan para dar la voz de alarma sobre una infracción de la ética y la integridad. Procesos de diligencia debida, mecanismos de denuncia, canales de quejas... como quiera que se les llame, facilitan la detección de infracciones que de otro modo podrían quedar sin denunciar.

Los mecanismos de reclamación adoptan múltiples formas. Lo más habitual es utilizar una línea telefónica directa o una dirección de correo electrónico como canal de reclamación, de libre acceso y a disposición del público. También existen soluciones en la nube que permiten el acceso digital remoto en un entorno cifrado, con canales de comunicación y análisis en la plataforma.

Un mecanismo de reclamación adecuado y completo debe incluir lo siguiente:

• La titularidad de los procesos de reclamación recae en un cargo imparcial dentro de la empresa. Dado que las infracciones apuntan a la persona que las cometió, la titularidad suele recaer en recursos humanos. Alternativamente, la propiedad puede recaer en un consultor externo designado, con líneas de escalada que se remontan a la empresa.
• Un plan de comunicación para dar a conocer la disponibilidad del mecanismo de reclamación a las partes interesadas.
• Un procedimiento establecido para recibir quejas, evaluarlas, remediarlas y evitar que se repita la misma infracción. Esto debe incluir una plataforma segura para mantener las comunicaciones al tiempo que se permite el anonimato. Es habitual disponer de un formulario estándar que rellena el denunciante, con espacio para declaraciones abiertas que permitan obtener información no contemplada en el formulario. Parte del procedimiento también debe establecer expectativas sobre los tiempos de respuesta.
• Procesos de investigación en los que se respeta la confidencialidad.
• Un proceso de escalado adecuado para poner de relieve cualquier problema que no pueda resolver el primer interviniente.
• Procesos claros de información sobre el proceso de tramitación de reclamaciones y sus resultados, para garantizar que las partes implicadas son responsables del desarrollo justo del procedimiento de tramitación.
• Procesos de documentación para el seguimiento del rendimiento y la elaboración de informes, incluida la supervisión de parámetros como el tiempo de respuesta, los casos resueltos y los casos repetidos para medir la eficacia del proceso de reclamaciones.
• Salvaguardias para garantizar la integridad de todo el mecanismo de reclamación.

¿Por qué son importantes los mecanismos de reclamación?

Los mecanismos de reclamación ayudan a las empresas a detectar y gestionar los riesgos en la cadena de suministro. Estos riesgos suelen ser difíciles de detectar sin una presencia directa sobre el terreno o una vigilancia constante. Establecer un proceso de reclamación da a cualquiera y a todo el mundo la oportunidad de informar de algo que no va bien, en lugar de depender de personal designado, lo que crea la posibilidad de abuso de poder.

Los mecanismos de reclamación a nivel operativo permiten a las partes interesadas presentar quejas sobre el impacto negativo de la empresa en los derechos humanos o las violaciones del medio ambiente. Permiten a las comunidades locales ser escuchadas y acceder a vías de recurso, si procede. Al mismo tiempo, los mecanismos de reclamación no deben descartarse como fuentes de información o asesoramiento de las partes interesadas.

Los retos de establecer y mantener mecanismos de reclamación

Los retos relacionados con los mecanismos de reclamación son principalmente garantizar la confidencialidad del sistema y responsabilizar a las partes de la correcta tramitación y resultado de los casos.

Los mecanismos de reclamación son susceptibles de manipulación o negligencia, por lo que la Ley del Deber de Vigilancia francesa establece expresamente que los mecanismos de reclamación se desarrollen junto con los sindicatos.

Aunque la Ley de Diligencia Debida en la Cadena de Suministro no estipula las mismas condiciones, podemos tomar prestada una hoja de la francesa. Aparte de los sindicatos, se pueden contratar auditores externos para verificar y legitimar un proceso de reclamación.

Los sistemas digitales de reclamación también pueden garantizar la integridad del mecanismo al proporcionar un cifrado seguro de las reclamaciones y mantener todas las comunicaciones dentro de la plataforma, creando transparencia y un proceso justo.

Cómo le ayudamos

• Llevamos a cabo evaluaciones de riesgos de su cadena de suministro y establecemos un mecanismo de reclamación en nuestro sistema encriptado, donde se rastrean y registran toda la información y las fuentes.
• Le guiamos para lograr el cumplimiento legislativo de la Lieferkettengesetz comunicando el mecanismo de reclamación a sus proveedores y otras partes interesadas.
• Recibimos las quejas de sus proveedores sin poner en peligro la exposición de información crítica para la empresa sobre su cadena de suministro, mostrando sólo un nivel hacia arriba y otro hacia abajo.
• Ofrecemos perspectivas basadas en el análisis de datos, que mejoran la comprensión de su cadena de suministro, sus riesgos y la eficacia del procedimiento de reclamación.
• Facilitamos la comunicación centralizada con sus proveedores y denunciantes, garantizando confidencialidad y comodidad en el proceso de tramitación de quejas.

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